Personalbeschaffung: Ablauf in 7 Phasen, Arten und Wege

Personalbeschaffung umfasst alle Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen offene Stellen mit passenden Mitarbeitern besetzt: von der Ermittlung des Bedarfs über die Suche im eigenen Betrieb oder am Arbeitsmarkt bis zu Vertrag und Einarbeitung. Ziel ist, die richtige Person mit der richtigen Qualifikation zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, und das zu vertretbaren Kosten.

Lexika erklären den Begriff, helfen aber wenig, wenn am Montag dein Vorarbeiter kündigt. Dieser Leitfaden zeigt Betrieben ohne große Personalabteilung den Ablauf in sieben Phasen, die Wege mit ihren Kosten und die häufigsten Fehler.

Was bedeutet Personalbeschaffung?

Personalbeschaffung ist ein Teil der Personalwirtschaft. Sie setzt dort an, wo die Personalplanung eine Lücke festgestellt hat, und endet, wenn die neue Person eingearbeitet ist. Im Alltag werden Personalbeschaffung, Personalgewinnung, Mitarbeitergewinnung und Recruiting oft gleichbedeutend verwendet. Der feine Unterschied: Personalbeschaffung ist der Oberbegriff und schließt die Besetzung aus den eigenen Reihen ein, während Mitarbeitergewinnung und Recruiting meist die Suche nach neuen Leuten von außen meinen.

Zwei Nachbarbegriffe: Personalmarketing sorgt dafür, dass dich Bewerber kennen und als Arbeitgeber attraktiv finden. Talent Acquisition ist die strategische Variante, die Kontakte zu Kandidaten auch ohne offene Stelle aufbaut. Personalbeschaffung ist der operative Kern: eine konkrete Stelle, eine Besetzung.

Das Ziel lässt sich in vier Dimensionen fassen:

• Quantitativ: genug Leute, damit Aufträge, Schichten und Termine abgedeckt sind.
• Qualitativ: die Fähigkeiten, die die Stelle wirklich braucht, nicht die längste Wunschliste.
• Zeitlich: besetzt, bevor die Lücke teuer wird, also mit Vorlauf für Kündigungsfristen.
• Örtlich: Menschen, die den Weg zu deinem Standort auch auf Dauer gern machen.

Dazu kommt die wirtschaftliche Dimension: Eine Besetzung, die doppelt so lange dauert oder ein Vielfaches kostet, ist formal ein Erfolg, aber kein gutes Ergebnis.

Ablauf der Personalbeschaffung: die 7 Phasen

Der Prozess der Personalbeschaffung läuft in sieben Phasen ab. Die Reihenfolge ist logisch, nicht bürokratisch: Wer eine Phase überspringt, zahlt meist in einer späteren drauf. Die Übersicht:

1. Personalbedarf ermitteln

Am Anfang steht die Frage, warum die Stelle offen ist: Ersatz für einen Abgang, Wachstum, eine neue Aufgabe oder ein absehbarer Pensionsantritt. Davon hängt ab, wie dringend es ist und ob die Stelle in derselben Form überhaupt nachbesetzt werden soll. Plane realistisch: Gute Kandidaten sind meist in ungekündigter Stellung und starten erst nach ihrer Kündigungsfrist.

2. Anforderungsprofil erstellen

Das Anforderungsprofil beschreibt Aufgaben, Muss-Kriterien und Rahmenbedingungen: Gehaltsrahmen, Arbeitszeit, Standort, Starttermin. Trenne streng zwischen dem, was jemand am ersten Tag mitbringen muss, und dem, was man lernen kann. Jedes unnötige Muss-Kriterium verkleinert den Kandidatenkreis, ohne die Besetzung besser zu machen. Genauso wichtig und oft vergessen: Warum sollte jemand, der gerade einen Job hat, zu dir wechseln? Dieser Aufhänger ist der Rohstoff für jede Anzeige.

3. Beschaffungswege wählen

Jetzt fällt die Grundsatzentscheidung: intern oder extern, aktiv oder passiv. Die Faustregel: Der Weg richtet sich nach der Stelle, nicht nach der Gewohnheit. Für eine seltene Führungskraft passt ein anderer Kanal als für drei Monteure.

4. Stellenausschreibung oder Direktansprache

Bei passiven Wegen schreibst du ein Stelleninserat, bei aktiven sprichst du Kandidaten direkt an oder spielst die Stelle gezielt aus. In beiden Fällen gilt: Die Botschaft muss in wenigen Sekunden zeigen, was die Stelle besser macht als die jetzige. Wie das im Text gelingt, steht im Leitfaden Stellenanzeige schreiben. Und mach das Bewerben leicht: mobil, ohne Anschreiben, in wenigen Minuten. Jede zusätzliche Hürde kostet Bewerbungen, vor allem von Menschen, die gerade nicht suchen.

5. Vorauswahl

In der Vorauswahl prüfst du, wer die Muss-Kriterien erfüllt und ernsthaft interessiert ist. Am wirksamsten ist ein kurzes Telefonat statt reiner Aktensichtung: Eignung, Motivation, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung. Entscheidend ist das Tempo. Ein bis zwei Werktage bis zum ersten Kontakt sind ein guter Maßstab.

6. Auswahl

Mit den Vorausgewählten führst du Vorstellungsgespräche, im Handwerk, in der Pflege oder in der Gastronomie gern ergänzt um einen Probetag. Stell allen dieselben Kernfragen, dann vergleichst du Antworten statt Sympathie. Referenzen und ein ehrliches Bild der Stelle, inklusive der unbequemen Seiten, schützen beide Seiten vor einer Fehlbesetzung. Wie Bewerber das erleben, entscheidet mit, ob sie zusagen (mehr unter Candidate Experience).

7. Vertrag und Onboarding

Nach der Zusage folgen Angebot, Vertrag und die oft unterschätzte Zeit bis zum Start. Bleib während der Kündigungsfrist in Kontakt, sonst steigt das Risiko, dass ein Gegenangebot des alten Arbeitgebers zieht. Ab dem ersten Tag braucht es einen Einarbeitungsplan, eine feste Ansprechperson und funktionierende Arbeitsmittel. Wer in der Probezeit wieder geht, schickt dich zurück an den Anfang von Phase 1.

Welche Arten von Personalbeschaffung gibt es?

Man unterscheidet zwei Achsen: woher die Kandidaten kommen (intern oder extern) und wer den ersten Schritt macht (aktiv oder passiv). Daraus ergeben sich vier Felder:

Interne Personalbeschaffung

Intern besetzt du eine Stelle mit Menschen, die schon bei dir arbeiten: durch Versetzung, Beförderung, Weiterbildung oder die Übernahme eigener Lehrlinge. Das ist schnell, günstig und risikoarm, weil du die Person kennst. Der Haken: Es kommt kein zusätzlicher Kopf dazu, die Lücke wandert nur an eine andere Stelle. Methoden, Vor- und Nachteile im Detail: Interne Personalbeschaffung.

Externe Personalbeschaffung

Extern holst du neue Leute vom Arbeitsmarkt. Das bringt zusätzliche Kapazität und neues Know-how, kostet aber mehr Zeit, Geld und Einarbeitung. Für die meisten KMU ist das der Normalfall, weil intern schlicht nicht genug Leute nachrücken können. Alle Wege mit Kosten und Eignung: Externe Personalbeschaffung.

Aktive Personalbeschaffung und Direktansprache

Passive Personalbeschaffung heißt: Du veröffentlichst eine Stelle und wartest. Damit erreichst du vor allem Menschen, die gerade aktiv suchen, und genau die werden von allen anderen Betrieben ebenfalls umworben. Aktive Personalbeschaffung dreht das um: Du bringst die Stelle zu Menschen, die zufrieden genug sind, um nicht zu suchen, aber offen für etwas Besseres. Gerade in umkämpften Regionen wie dem Großraum Wien, wo viele Betriebe um dieselben Fachkräfte werben, macht das oft den Unterschied.

Die bekannteste aktive Form ist die Direktansprache (Active Sourcing): Du suchst passende Profile, etwa in beruflichen Netzwerken, und schreibst sie persönlich an. Das ist präzise und stark bei seltenen Spezialisten und Führungskräften, aber Handarbeit und schwer zu skalieren. Wann sie sich lohnt, steht im Artikel Active Sourcing. Für laufenden Bedarf an Fach- und Hilfskräften ist Social Recruiting meist der effizientere aktive Weg: Die Stelle wird als Anzeige gezielt Menschen in der Region gezeigt, die nie eine Jobbörse öffnen würden.

Personalbeschaffungswege im Vergleich

Welche Personalbeschaffungsmaßnahmen passen, hängt von Stelle, Region und Dringlichkeit ab. Die wichtigsten Wege nach Reichweite, Tempo, typischen Kosten und dem Aufwand für dich:

Unsere Einschätzung aus der Praxis: Für die meisten KMU mit laufendem Bedarf an Fach- und Hilfskräften gehört Social Recruiting in den Kern, ergänzt um Empfehlungen und eigene Lehrlinge. Personalvermittler und Headhunter lohnen sich vor allem für einzelne, schwer zu findende Spezialisten oder Führungskräfte mit entsprechendem Gehalt. Zeitarbeit überbrückt Spitzen, baut aber keine Stammbelegschaft auf. Und das AMS kostet nichts, ersetzt aber selten einen eigenen Kanal.

Was kostet Personalbeschaffung?

Direkte Kosten stehen auf einer Rechnung: Inserate, Werbebudget, Honorare von Vermittlern oder Agenturen. Indirekte Kosten sind schwerer zu sehen, aber oft größer: Arbeitszeit für Sichtung und Gespräche, Überstunden im Team, abgesagte Aufträge, solange die Stelle offen ist, und im schlimmsten Fall eine Fehlbesetzung, nach der alles von vorn beginnt.

Die Kennzahl, die beides zusammenführt, sind die Kosten pro Einstellung. Ein Beispiel mit offenen Annahmen: Für eine Fachkraft mit 42.000 € Jahresbrutto kostet eine Personalvermittlung bei marktüblichen 20–30 % Honorar 8.400–12.600 €, und zwar für jede einzelne Einstellung. Wie du sie für deinen Betrieb sauber berechnest und Wege fair vergleichst, zeigt der Artikel Cost per Hire.

Typische Fehler bei der Personalbeschaffung in KMU

• Zu spät anfangen. Wer erst sucht, wenn die Stelle leer ist, entscheidet unter Zeitdruck und nimmt eher die zweitbeste Lösung.
• Das Anforderungsprofil als Wunschzettel. Zehn Muss-Kriterien für eine Stelle, die drei braucht, schrecken genau die ab, die du suchst.
• Nur dort suchen, wo alle suchen. Ein Inserat auf denselben Portalen wie die Konkurrenz erreicht dieselbe kleine Gruppe aktiv Suchender.
• Zu langsame Rückmeldung. Gute Kandidaten haben mehrere Optionen. Wer erst nach Tagen oder Wochen anruft, verliert sie an schnellere Betriebe.
• Die Vorauswahl hängt am Chef. Sichtet die Geschäftsführung Bewerbungen nebenbei, wird sie zum Engpass, und der Prozess steht still, sobald das Tagesgeschäft drückt.
• Kosten am Inserat messen. Ein günstiges Inserat ohne Einstellung ist teurer als eine Kampagne, die zwei Stellen besetzt. Zähl die Kosten pro Einstellung, nicht pro Anzeige.

Was KMU bei der Personalbeschaffung auslagern können

Nicht alles gehört nach außen. Die Entscheidung, wen du einstellst, und alles, was danach kommt, bleibt bei dir. Auslagern lässt sich vor allem der Teil, der Zeit frisst und Erfahrung mit Kanälen braucht:

Wer die Personalbeschaffung komplett selbst durchführt, braucht vor allem Zeit und Routine. Auslagern lohnt sich nicht, wenn du alle paar Jahre eine Stelle besetzt und das über Empfehlungen zuverlässig klappt, oder wenn intern schon jemand für die Nachfolge bereitsteht. Sobald aber mehrere Stellen offen sind oder dieselbe Rolle immer wieder, wird die Eigenleistung teuer. Einen ehrlichen Vergleich beider Varianten liefert Recruiting inhouse vs. Agentur.

So übernimmt marketingwerk die externe Personalbeschaffung

Bei marketingwerk übernehmen wir den zeitintensiven Mittelteil der Personalbeschaffung, von der Ansprache bis zur Vorauswahl: eine Kampagne pro Stelle, 30 Tage, mit Anzeigen und Bewerbungsseite im Look deines Betriebs auf Facebook und Instagram. Unsere Recruiterin ruft jede Bewerbung innerhalb von 24–48 Stunden an. Du bekommst eine Shortlist und führst nur noch die Gespräche mit den Passenden.

Eine Kampagne kostet ab 997,50 € netto; der Preis hängt davon ab, wie viele Stellen du gemeinsam beauftragst. Dazu kommt das Werbebudget ohne Aufschlag direkt an Meta, eine Provision pro Einstellung gibt es nicht, und eine Erfolgsgarantie sichert dich ab. Was genau drin ist und wie sich das gegen Vermittler rechnet, zeigt der Ratgeber Was kostet Social Recruiting? Für einen Logistikbetrieb aus Wiener Neustadt kamen so in 12 Monaten über 50 Einstellungen zustande. Für Betriebe in Österreich gibt es die Seite Mitarbeiter finden in Österreich, alle Leistungen bei unserer Recruiting-Agentur.