Cost per Hire: Kosten pro Einstellung berechnen und senken

Cost per Hire (CPH), auf Deutsch Kosten pro Einstellung, ist die Recruiting-Kennzahl, die zeigt, was dich eine Neueinstellung im Durchschnitt kostet. Du berechnest sie, indem du alle internen und externen Recruitingkosten eines Zeitraums addierst und durch die Zahl der Einstellungen im selben Zeitraum teilst.

Was bedeutet Cost per Hire?

Die Kennzahl beantwortet eine einfache Frage: Wie viel Geld steckt in jeder Person, die du neu einstellst? Sie macht unterschiedliche Recruiting-Wege vergleichbar, zeigt dir, wo Budget versickert, und hilft, das Recruiting-Budget für das nächste Jahr realistisch zu planen.

Wichtig ist die Abgrenzung zu zwei verwandten Größen. Kosten pro Bewerbung sagen, was ein Eingang kostet, aber nicht, ob jemand Passendes dabei war. Time to Hire misst, wie lange eine Besetzung dauert. Beide sind Zwischenschritte. Am Ende zählt, was dich eine tatsächlich besetzte Stelle kostet und wie schnell sie besetzt ist.

Cost per Hire berechnen: die Formel

Cost per Hire = (interne Recruitingkosten + externe Recruitingkosten) ÷ Anzahl der Einstellungen im Zeitraum

Drei Regeln machen das Ergebnis belastbar:

• Fester Zeitraum: Rechne über ein Quartal oder ein Jahr und zähle nur Einstellungen, die in diesem Zeitraum unterschrieben wurden.
• Vollständige Kosten: Externe Rechnungen findest du schnell. Die interne Arbeitszeit fehlt in vielen Rechnungen, obwohl sie gerade in KMU ins Gewicht fällt, weil Geschäftsführung und Fachabteilung selbst sichten, telefonieren und Gespräche führen.
• Zusätzlich je Weg rechnen: Der Durchschnitt über alle Einstellungen versteckt teure Ausreißer. Rechne die Kennzahl deshalb auch für jeden Kanal getrennt, also für Vermittlung, Jobbörse, Social Recruiting und Empfehlung.

Was gehört zu den Kosten pro Einstellung?

Onboarding-Kosten wie Einarbeitung, Ausstattung und Schulungen rechnest du meist separat. Sie fallen bei jeder Einstellung an, egal über welchen Weg sie zustande kam, und würden den Vergleich der Kanäle sonst verwässern. Ähnlich ist es mit Employer-Branding-Maßnahmen, die über Jahre wirken: Rechne sie nur anteilig ein oder weise sie getrennt aus.

Rechenbeispiel: So sieht das in der Praxis aus

Ein Beispielbetrieb hat im letzten Jahr drei Fachkräfte mit je 42.000 € Jahresbrutto eingestellt. Die Werte sind Annahmen, setz für deinen Betrieb die eigenen ein:

• Stelleninserate auf Jobbörsen: 4 Schaltungen zu je 500 € = 2.000 €
• Personalvermittlung für eine der drei Stellen: 25 % von 42.000 € = 10.500 €
• Interne Arbeitszeit für Sichtung, Telefonate und Gespräche: 80 Stunden zu angenommenen 50 € = 4.000 €

Gesamt: 16.500 € ÷ 3 Einstellungen = 5.500 € Cost per Hire.

Aufschlussreicher wird es, wenn du je Weg rechnest. Die vermittelte Einstellung allein kostet über 10.500 €, die beiden anderen teilen sich Inserate und den Großteil der Arbeitszeit. Der Durchschnitt sieht also deutlich freundlicher aus als der teuerste Kanal. Und er sagt nichts darüber, wie lange die Stellen offen waren.

Kosten pro Einstellung je Weg im Vergleich

Die folgenden Werte sind marktübliche Richtwerte. Das Beispiel rechnet wieder mit einer Fachkraft mit 42.000 € Jahresbrutto, ohne interne Kosten.

Der Unterschied liegt weniger in der Höhe der ersten Rechnung als im Modell. Prozentuale Honorare fallen pro Kopf an und steigen mit dem Gehalt. Ein Fixpreis pro Kampagne wird mit jeder weiteren Einstellung günstiger. Wie sich der Preis einer Kampagne genau zusammensetzt, liest du im Ratgeber Was kostet Social Recruiting?

Kosten pro Einstellung bei Vermittler und Headhunter

Eine Personalvermittlung kostet marktüblich 20–30 % des Jahresbruttogehalts, bei 42.000 € also 8.400–12.600 €, und zwar bei jeder Einstellung neu. Headhunter liegen bei 25–35 % des Jahresgehalts, oft mit einem Retainer, der schon zu Beginn der Suche fällig wird, und arbeiten meist erst ab höheren Gehältern. Ob sich das lohnt, hängt von der Rolle ab: für seltene, vertrauliche oder strategisch wichtige Positionen eher ja, für Fachkräfte mit klarem Profil meist nicht. Den ausführlichen Vergleich der Modelle mit Kosten, Tempo und Kandidatenqualität findest du unter Social Recruiting vs. Personalvermittlung und Headhunter.

Die versteckten Kosten der offenen Stelle

Die Kosten pro Einstellung zeigen nur, was du für die Besetzung ausgibst. Die Rechnung, die jeden Tag ohne die neue Person dazukommt, taucht in keiner Recruiting-Kennzahl auf:

• Überstunden und Mehrarbeit: Das Team fängt die Lücke auf, oft über Wochen oder Monate.
• Abgelehnte oder verschobene Aufträge: Wer keine Monteure hat, kann keine Baustelle besetzen. Wer zu wenige Pflegekräfte hat, muss Touren oder Betten reduzieren.
• Fluktuation im Team: Dauerbelastung treibt gute Leute zum Mitbewerber, und aus einer offenen Stelle werden zwei.
• Chefzeit: Wer als Geschäftsführer selbst einspringt, fehlt bei Vertrieb, Planung und Führung.

Deshalb ist der billigste Weg nicht automatisch der günstigste. Eine Stelle, die über ein günstiges Inserat drei Monate offen bleibt, kann dich unterm Strich mehr kosten als eine Kampagne, die sie in wenigen Wochen besetzt. Beurteile Kosten pro Einstellung und Zeit bis zur Besetzung immer gemeinsam.

7 Hebel, um die Kosten pro Einstellung zu senken

1. Schneller werden: Melde dich innerhalb von 24–48 Stunden bei Bewerbern und biete Gesprächstermine innerhalb weniger Tage an. Jede Woche Wartezeit kostet dich Kandidaten, die du bereits bezahlt hast.
2. Vorqualifizieren, bevor du Gespräche führst: Frag Muss-Kriterien schon in der Bewerbung ab und kläre Verfügbarkeit, Kündigungsfrist und Gehaltsvorstellung in einem kurzen Telefonat. So sitzt du nur noch mit Menschen am Tisch, die wirklich passen.
3. Fixpreis statt Provision pro Kopf: Prozentuale Honorare wachsen mit Gehalt und Zahl der Einstellungen. Ein Fixpreis bleibt gleich, egal ob eine oder drei Personen kommen.
4. Mehrere Einstellungen aus einer Maßnahme: Suchst du zwei Monteure, starte eine Kampagne für beide statt zwei getrennter Suchen. Und bündle Stellen, wenn dein Anbieter Paketpreise hat.
5. Den Kanal zur Zielgruppe wählen: Aktiv Suchende findest du auf Jobbörsen, viele wechselbereite Fachkräfte in ungekündigter Stellung eher über Social Media. Rechne die Kosten pro Einstellung je Kanal und verschiebe Budget dorthin, wo Einstellungen entstehen.
6. Bewerben leicht machen: Eine mobile Bewerbung in wenigen Minuten ohne Anschreiben verliert weniger gute Leute auf halbem Weg. Mehr dazu im Ratgeber zur Candidate Experience.
7. Fehlbesetzungen vermeiden: Eine Person, die nach drei Monaten wieder geht, verdoppelt deine Kosten für diese Stelle. Eine ehrliche Stellenbeschreibung, klare Muss-Kriterien und ein echtes Kennenlernen vor der Zusage sind die billigste Versicherung.

Auch die eigenen Leute sind ein Hebel: Empfehlungen und interne Wechsel gehören oft zu den günstigsten Besetzungen. Wie du das systematisch angehst, zeigt der Ratgeber zur internen Personalbeschaffung.

Wann ein teurer Weg trotzdem richtig ist

Niedrige Kosten pro Einstellung sind kein Selbstzweck. Ein teurer Weg kann der richtige sein, wenn:

• du eine Führungsrolle wie Geschäftsführung oder Bereichsleitung besetzt. Hier ist ein Headhunter mit Netzwerk und persönlicher Ansprache sein Honorar oft wert.
• die Suche vertraulich bleiben muss, etwa bei einer Nachfolge.
• es nur sehr wenige Menschen mit der gesuchten Qualifikation gibt und du sie einzeln finden und ansprechen musst, etwa über Active Sourcing.
• eine Fehlbesetzung so teuer wäre, dass jeder Euro für mehr Sicherheit gut investiert ist.

Die Faustregel: Für Führung und Nische zahlst du für Zugang. Für Fachkräfte mit klarem Profil zahlst du bei Vermittlern oft für etwas, das eine gute Kampagne günstiger liefert. Einen Überblick über alle Wege gibt der Ratgeber Personalbeschaffung, die direkte Gegenüberstellung findest du unter Social Recruiting vs. Personalvermittlung.

So macht marketingwerk die Kosten pro Einstellung planbar

Wir haben unser Modell bewusst so gebaut, dass du die Kosten pro Einstellung vorab kalkulieren kannst:

• Fixpreis ab 997,50 € netto pro Kampagne (eine Stelle, 30 Tage). Je mehr Stellen du gemeinsam beauftragst, desto niedriger der Preis pro Kampagne.
• Keine Provision pro Kopf: Kommen aus einer Kampagne mehrere Einstellungen, zahlst du trotzdem nur die Kampagne.
• Transparentes Werbebudget: in der Regel rund 750 bis 1.500 € pro Kampagne, direkt an Meta, ohne Aufschlag von uns.
• Weniger interne Kosten: Unsere Recruiterin ruft jeden Bewerber innerhalb von 24–48 Stunden an, holt fehlende Lebensläufe ein und schreibt zu jedem Kandidaten eine Einschätzung. Du führst nur noch die Gespräche, die sich lohnen.
• Erfolgsgarantie: Wir sichern dir qualifizierte, gesprächsreife Bewerber zu. Kommt das nicht zustande, arbeiten wir kostenlos weiter, und lässt sich die Stelle selbst dann nicht besetzen, bekommst du deine Service-Fee zurück. Die Garantie geben wir, wenn wir deine Stelle nach dem Erstgespräch für machbar halten. Sonst sagen wir es dir offen.

Was das in der Praxis heißt: Ein Poolbau-Betrieb in Bad Sauerbrunn hat in 11 Tagen 3 Leute eingestellt, aus 27 passenden Bewerbungen. Ein Transport- und Logistikunternehmen aus Wiener Neustadt hat über unsere Kampagnen in 12 Monaten mehr als 50 Fahrer, Mechaniker und Disponenten eingestellt. Über alle Kampagnen liegt die Besetzungsquote nach 2 Monaten bei über 97 %. Wie wir arbeiten, zeigt die Seite Recruiting-Agentur. Was eine Einstellung für deine Stelle kosten würde, rechnen wir dir im kostenlosen Erstgespräch durch.