Social Recruiting vs. Personalvermittlung & Headhunter: Kosten

Personalvermittlung und Headhunter rechnen pro Einstellung ab: Eine Personalvermittlung kostet marktüblich 20–30 % des Jahresbruttogehalts, ein Headhunter 25–35 %, oft mit einem Vorab-Retainer. Social Recruiting funktioniert anders: Du zahlst einen Fixpreis pro Kampagne plus Werbebudget, und es spielt keine Rolle, ob daraus eine oder mehrere Einstellungen entstehen.

Unten findest du die drei Modelle kurz erklärt, den großen Vergleich in einer Tabelle, ein Rechenbeispiel mit konkreten Zahlen und eine ehrliche Antwort darauf, wann welcher Weg passt.

Die drei Modelle kurz erklärt

Personalvermittlung: zahlen bei Erfolg

Ein Personalvermittler sucht im Auftrag deines Unternehmens passende Kandidaten, meist aus seinem eigenen Bewerberpool, seinem Netzwerk und über eigene Inserate. Er prüft die Profile, stellt dir geeignete Personen vor, und du stellst sie direkt bei dir an. Bezahlt wird erst, wenn ein Arbeitsvertrag zustande kommt. Das Honorar liegt marktüblich bei 20–30 % des Jahresbruttogehalts und fällt bei jeder Einstellung erneut an. Viele Verträge enthalten eine Ersatzregelung, falls die vermittelte Person in der Probezeit wieder geht.

Headhunter und Executive Search: gezielte Direktansprache

Ein Headhunter wartet nicht auf Bewerbungen. Er recherchiert gezielt Menschen, die heute bei anderen Unternehmen arbeiten und nicht aktiv suchen, und spricht sie persönlich und diskret an. Das ist aufwendig und lohnt sich deshalb vor allem bei Führungskräften und Spezialisten. Typisch sind 25–35 % des Jahresgehalts, häufig in Raten, von denen die erste schon bei Auftragserteilung fällig wird: der sogenannte Retainer. Viele Headhunter arbeiten erst ab höheren Gehältern.

Social Recruiting: Kampagne mit Fixpreis

Beim Social Recruiting wird deine Stelle als Anzeige gezielt den Menschen in deiner Region gezeigt, die zum Profil passen, zum Beispiel auf Facebook und Instagram. So erreichst du auch alle, die nicht aktiv suchen, aber bei einem besseren Angebot wechseln würden. Die Bewerbung läuft über eine kurze, mobile Bewerbungsseite und landet direkt bei deinem Unternehmen. Abgerechnet wird pro Kampagne, das Werbebudget kommt dazu. Wie gut vorqualifiziert die Bewerber bei dir ankommen, hängt stark vom Anbieter ab. Die Grundlagen findest du unter Was ist Social Recruiting?.

Personalvermittlung, Headhunter und Social Recruiting im Vergleich

Die Tabelle zeigt die typische Ausgestaltung. Einzelne Anbieter weichen davon ab, deshalb lohnt immer der Blick ins konkrete Angebot.

Was kosten Personalvermittlung und Headhunter?

Bei beiden Modellen hängt der Preis am Gehalt der gesuchten Person. Das macht sie für einzelne, gut bezahlte Positionen kalkulierbar, für mehrere Fachkräfte aber schnell teuer.

• Personalvermittlung: marktüblich 20–30 % des Jahresbruttogehalts pro Einstellung. Fällig wird das Honorar in der Regel, wenn der Arbeitsvertrag unterschrieben ist oder die Person anfängt. Bezahlt wird es vom Unternehmen, für Bewerber ist die Vermittlung normalerweise kostenlos.
• Headhunter / Executive Search: typisch 25–35 % des Jahresgehalts. Oft wird ein Teil vorab als Retainer fällig, auch wenn am Ende niemand eingestellt wird.
• Zum Vergleich, Jobbörse: je nach Portal und Laufzeit von unter 100 bis rund 2.000 € pro Anzeige, ohne Zusage auf Bewerbungen. Wie das gegen Social Recruiting abschneidet, zeigt der Vergleich Social Recruiting vs. Stellenanzeige.

Rechenbeispiel: eine Fachkraft mit 42.000 € Jahresbrutto

Die Annahmen: Du suchst eine Fachkraft mit 42.000 € Jahresbruttogehalt, das Honorar wird auf das Jahresbrutto berechnet. Für Social Recruiting rechnen wir bewusst konservativ mit bis zu rund 3.500 € für eine Kampagne inklusive Werbebudget. Deine eigene Zeit für Vorstellungsgespräche fällt bei allen drei Modellen an und ist nicht eingerechnet.

Selbst in dieser vorsichtigen Rechnung kostet die erste Einstellung über Social Recruiting weniger als die Hälfte des Vermittlerhonorars. Bei mehreren Stellen wird der Abstand größer: Der Kampagnenpreis sinkt bei marketingwerk, je mehr Kampagnen du gemeinsam beauftragst, bis auf 997,50 € netto, und jede weitere Einstellung aus derselben Kampagne kostet keinen Cent extra. Bei Vermittler und Headhunter zählt dagegen jede Einstellung einzeln. Dazu kommt: Für eine Fachkraft mit diesem Gehalt nehmen viele Headhunter den Auftrag gar nicht erst an.

Fair ist der Vergleich nur, wenn du das Risiko mitdenkst. Eine Kampagne ist noch keine Einstellung. Bringt sie keine passenden Leute, hast du trotzdem bezahlt, während der Vermittler bei Misserfolg leer ausgeht. Achte deshalb bei Social-Recruiting-Anbietern auf eine Garantie, die genau dieses Risiko abfedert. Wie du die Kosten pro Einstellung für deinen Betrieb sauber berechnest, zeigt der Ratgeber zu Cost per Hire. Die einzelnen Kostenblöcke einer Kampagne findest du unter Was kostet Social Recruiting?.

Personalvermittlung vs. Zeitarbeit: der Unterschied

Bei der Personalvermittlung stellst du die Person direkt bei dir an, der Vermittler bekommt einmalig sein Honorar. Bei Zeitarbeit, in Österreich Arbeitskräfteüberlassung genannt, bleibt die Person beim Personaldienstleister angestellt, und du zahlst für jede Stunde, die sie bei dir arbeitet, einen Verrechnungssatz mit Aufschlag. Zeitarbeit überbrückt Spitzen, baut aber kein eigenes Team auf.

Ähnlich ist es bei der Vermittlung von Honorarkräften, etwa in der Pflege: Du bezahlst laufend für Einsätze, statt Menschen fest an deinen Betrieb zu binden. Wie Pflegeeinrichtungen stattdessen eigenes Personal gewinnen, steht auf unserer Seite zu Pflege und Healthcare.

Wann welches Modell passt

Kein Modell ist für jede Stelle das beste. Ehrlich betrachtet sieht die Aufteilung so aus:

Ein Headhunter ist die richtige Wahl, wenn …

• du eine Führungsrolle besetzt, etwa Geschäftsführung, Werks- oder Bereichsleitung, und die passenden Leute auf keine Anzeige reagieren,
• es nur sehr wenige Menschen mit dem gesuchten Profil gibt und jede einzelne Person gezielt angesprochen werden muss,
• die Suche vertraulich bleiben muss, etwa bei einer Nachfolge oder wenn die Stelle noch besetzt ist. Eine Social-Recruiting-Anzeige ist öffentlich.

Eine Personalvermittlung passt, wenn …

• du eine einzelne Stelle besetzen willst und ein Vermittler genau dieses Profil gerade im Pool hat,
• du intern keine Zeit für Vorauswahl hast und nur bei Erfolg zahlen willst,
• das Honorar im Verhältnis zum Gehalt und zur Dringlichkeit für dich vertretbar ist.

Social Recruiting ist die stärkere Wahl, wenn …

• du Fachkräfte oder gewerbliche Mitarbeiter suchst, etwa in Pflege, Handwerk, Logistik, Produktion oder Gastronomie,
• du mehrere Stellen gleichzeitig oder übers Jahr verteilt besetzen musst,
• deine Zielgruppe in einer Region lebt und auf Facebook oder Instagram unterwegs ist,
• du die Kandidaten selbst behalten und nebenbei deine Arbeitgebermarke in der Region sichtbar machen willst.

Social Recruiting passt dagegen nicht, wenn dein Angebot im Markt nicht mithalten kann. Ein zu niedriges Gehalt oder unattraktive Arbeitszeiten gleicht keine Kampagne aus, aber auch kein Vermittler. Und du musst schnell reagieren: Wer Bewerbern erst nach einer Woche antwortet, verliert sie an die Konkurrenz.

Oft ist die Kombination am wirtschaftlichsten. Ein Beispiel: Ein Produktionsbetrieb sucht mehrere Mitarbeiter für die Fertigung und eine Produktionsleitung. Die Fertigungsstellen laufen über Kampagnen, nur die Leitungsfunktion geht an einen Headhunter. So zahlst du das hohe Honorar nur dort, wo Direktansprache wirklich nötig ist. Ob du Kampagnen selbst fährst oder auslagerst, klärt der Vergleich Recruiting inhouse vs. Agentur.

Teurer heißt nicht automatisch bessere Kandidaten

Ein verbreiteter Gedanke: Wer viel zahlt, bekommt bessere Leute. Für Fach- und gewerbliche Stellen stimmt das selten. Ob die Kandidaten passen, hängt vor allem von vier Dingen ab, nicht vom Abrechnungsmodell:

• einem klaren Anforderungsprofil mit wenigen echten Muss-Kriterien,
• einem Arbeitgeberangebot, das einen Wechsel attraktiv macht,
• einer sauberen Vorqualifizierung, bevor du Zeit in Gespräche steckst,
• einer schnellen Rückmeldung an jeden Bewerber.

Ein Vermittler legt dir wenige, ausgewählte Profile vor. Eine gute Kampagne liefert dir mehrere vorqualifizierte Bewerber, aus denen du selbst auswählst. Das heißt mehr Auswahl und mehr Kontrolle bei dir, zu einem planbaren Preis. Wie Direktansprache im Detail funktioniert, erklärt der Ratgeber zu Active Sourcing.

So arbeiten wir bei marketingwerk

Wir sind eine Recruiting-Agentur mit Fokus auf Social Recruiting für KMU und Mittelstand, keine Personalvermittlung. Eine Kampagne heißt bei uns: eine Stelle, 30 Tage, alles drin.

• Vorbereitung: Job- und Zielgruppen-Briefing, Marktrecherche und ein klarer Aufhänger, der deine Stelle vom Rest unterscheidet.
• Anzeigen: 4–6 Varianten mit unterschiedlichen Aufhängern, Texte und Grafiken in deinem Corporate Design mit Logo, Farben und echten Fotos, ausgespielt auf Facebook und Instagram in deiner Region. Schwache Varianten fliegen raus, das Budget geht auf das, was liefert.
• Bewerbungsseite: in deinem Branding, mobil in unter 2 Minuten, ohne Anschreiben, mit Fragen zu deinen Muss-Kriterien und automatischer Eingangsbestätigung in deinem Namen.
• Telefonische Vorqualifizierung: Unsere Recruiterin ruft jeden Bewerber innerhalb von 24–48 Stunden an und klärt Eignung, Motivation, Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung. Zu jedem Kandidaten bekommst du eine schriftliche Einschätzung.
• Ergebnis: Shortlist im Bewerberportal, Wochenreport und Abschlussbericht.

Der Preis liegt ab 997,50 € netto pro Kampagne und sinkt, je mehr Stellen du gemeinsam beauftragst. Dazu kommt das Werbebudget, das du direkt an Meta zahlst, ohne Aufschlag von uns, in der Regel rund 750 bis 1.500 € pro Kampagne. Eine Provision pro Einstellung gibt es nicht. Die Bewerber gehören exklusiv dir: keine Weitergabe, kein Pool-Weiterverkauf, keine Parallelvermittlung, das steht im Vertrag. Weil Anzeigen und Bewerbungsseite in deinem Namen laufen, macht jede Kampagne nebenbei deine Arbeitgebermarke in der Region sichtbar.

Unsere Garantie: Wir sichern dir qualifizierte, gesprächsreife Bewerber zu. Kommt das nicht zustande, arbeiten wir kostenlos weiter, und lässt sich die Stelle selbst dann nicht besetzen, bekommst du deine Service-Fee zurück. Die Garantie geben wir, wenn wir deine Stelle nach dem Erstgespräch für machbar halten. Sonst sagen wir es dir offen.

Über alle Kampagnen seit 2019 sind so mehr als 300 Stellen besetzt worden, mit einer Besetzungsquote von über 97 % nach 2 Monaten. Ein Transport- und Logistikunternehmen aus Wiener Neustadt hat in 12 Monaten über 50 Fahrer, Mechaniker und Disponenten eingestellt, ein Premium-Health-Resort mit Standorten auf Sylt, am Tegernsee und in Lans 17 Positionen in 9 Monaten besetzt, vom Facharzt über die Pflege bis zum Housekeeping. Alle Details findest du auf der Seite Social Recruiting Agentur. Ob deine Stelle machbar ist, klären wir im kostenlosen Erstgespräch.