Recruiting inhouse vs. Agentur: Der ehrliche Vergleich

Inhouse-Recruiting lohnt sich, wenn du laufend einstellst und jemanden im Team hast, der Recruiting hauptberuflich macht und bezahlte Anzeigen beherrscht. Eine Agentur lohnt sich, wenn dir Zeit, Know-how oder Reichweite fehlen oder eine Stelle schnell besetzt werden muss. Für die meisten KMU ist ein Hybrid am stärksten: Bewerbermanagement und Auswahl bleiben im Haus, Reichweite und Vorqualifizierung kaufst du als Dienstleistung zu.

Was heißt Inhouse-Recruiting?

Beim Inhouse-Recruiting übernimmt dein eigenes Team die Personalgewinnung: Stellenanzeige schreiben und schalten, Bewerbungen sichten, Kandidaten anrufen, Gespräche führen. Das kann eine eigene Recruiterin sein, in kleineren Betrieben meist die HR-Generalistin oder die Geschäftsführung nebenbei.

Der Vorteil sind volle Kontrolle, kurze Wege und ein tiefes Verständnis für den eigenen Betrieb. Der Haken: Modernes Recruiting ist ein eigenes Handwerk. Viele gute Fachkräfte suchen gar nicht aktiv und schauen nie auf eine Jobbörse. Du erreichst sie nur dort, wo sie ohnehin unterwegs sind, und das braucht Know-how in bezahlter Werbung, Zielgruppen und Bewerbungsseiten. Wer das nur nebenbei macht, kommt selten an die Reichweite und das Tempo eines spezialisierten Teams heran.

Was eine Recruiting-Agentur übernimmt

„Agentur“ ist ein weiter Begriff. Für die Entscheidung hilft es, drei Typen zu unterscheiden:

• Social-Recruiting-Agentur: bringt Reichweite über bezahlte Anzeigen, baut die Bewerbungsseite und filtert vor. Abgerechnet wird meist pro Kampagne, einstellen tust du selbst.
• Personalvermittlung: stellt dir Kandidaten aus ihrem Pool vor und verrechnet pro Einstellung ein Honorar, marktüblich 20–30 % des Jahresbruttogehalts.
• Headhunter: spricht gezielt einzelne Führungskräfte und Spezialisten an, typisch für 25–35 % des Jahresgehalts.

In diesem Artikel geht es vor allem um den ersten Typ, weil er genau die Arbeit übernimmt, die du sonst selbst machen würdest. Wie Vermittler und Headhunter im Vergleich abschneiden, steht im Ratgeber Social Recruiting vs. Personalvermittlung und Headhunter.

Inhouse vs. Agentur im direkten Vergleich

Was Selbermachen wirklich kostet

„Das können wir doch selbst“ stimmt oft. Die Frage ist, zu welchem Preis. Beim Selbermachen kommt keine Rechnung, die Kosten stecken in Arbeitszeit, die niemand misst. Diese Aufgaben gehören zu einer Social-Recruiting-Kampagne, egal wer sie erledigt:

So rechnest du deinen eigenen Wert aus: Zähl die Stunden für diese Aufgaben zusammen, multipliziere sie mit dem internen Stundensatz der Person, die sie erledigt, und addiere Tools sowie Werbebudget. Dazu kommen zwei Posten, die selten jemand aufschreibt:

• Opportunitätskosten: Jede Stunde, die die Geschäftsführung mit Anzeigen und Telefonaten verbringt, fehlt bei Kunden, Angeboten und Führung.
• Kosten der offenen Stelle: Jede Woche ohne Besetzung bedeutet Überstunden im Team, abgelehnte Aufträge oder teure Überbrückung.

Das Werbebudget zahlst du in beiden Fällen, bei uns direkt an Meta und ohne Aufschlag, in der Regel rund 750 bis 1.500 € pro Kampagne. Der echte Vergleich lautet also: deine Arbeitszeit, Lernkurve und Wartezeit gegen den Kampagnenpreis. Bei marketingwerk liegt der Preis ab 997,50 € netto pro Kampagne, je nachdem, wie viele Stellen du gemeinsam beauftragst, und enthält Briefing, Anzeigen, Grafiken, Bewerbungsseite, Optimierung und die telefonische Vorqualifizierung. Rechne nach, wie vielen internen Stunden dieser Betrag entspricht. Für das erste eigene Setup, die laufende Optimierung und den Anruf bei jedem Bewerber reicht das selten.

Inserierst du stattdessen auf Jobbörsen: Stellenportale kosten je nach Portal und Laufzeit von unter 100 bis rund 2.000 € pro Anzeige, ohne Zusage auf Bewerbungen. Und stellst du eine eigene Recruiterin ein, wird aus der Arbeitszeit ein fixes Gehalt plus Nebenkosten, das jeden Monat anfällt, egal ob drei Stellen offen sind oder keine. Das rechnet sich vor allem bei hohem, gleichmäßigem Bedarf. Wie du alles zu Kosten pro Einstellung zusammenführst, zeigt der Ratgeber zu Cost per Hire. Die Kostenblöcke einer Kampagne im Detail findest du unter Was kostet Social Recruiting?.

Checkliste: inhouse, Agentur oder Hybrid?

Inhouse passt, wenn …

• du regelmäßig und in größerer Zahl einstellst und sich die Fixkosten auf viele Stellen verteilen,
• jemand im Team Recruiting hauptberuflich macht und bezahlte Anzeigen, Bewerbungsseiten und Auswertung beherrscht,
• du auf jede Bewerbung innerhalb von 24–48 Stunden reagieren kannst,
• über Empfehlungen und deine eigenen Kanäle genug passende Bewerbungen kommen.

Eine Agentur passt, wenn …

• dir Zeit oder Know-how für Kampagnen fehlen und Recruiting bisher nebenbei läuft,
• eine Stelle seit Wochen offen ist und Jobbörsen nichts Passendes bringen,
• du gewerbliche oder Fachstellen besetzt, etwa in Pflege, Handwerk, Logistik oder Produktion,
• dein Bedarf schwankt und du keine fixe Recruiting-Stelle finanzieren willst.

Hybrid passt, wenn …

• du ein HR-Team oder eine Software fürs Bewerbermanagement hast, aber keine Reichweite für schwierige Stellen,
• du mehrere Stellen im Jahr besetzt, aber nur ein Teil davon schwer zu finden ist,
• du die Auswahl selbst treffen willst, das Vorsortieren aber nicht.

Das Hybrid-Modell: Software inhouse, Reichweite als Dienstleistung

Viele KMU stellen die Frage falsch: Sie suchen ein Tool, wo eigentlich Reichweite fehlt. Ein Bewerbermanagement-System (ATS) organisiert Bewerbungen, die schon da sind. Es sorgt nicht dafür, dass die richtigen Leute überhaupt von deiner Stelle erfahren. Im Hybrid-Modell trennst du beides sauber:

• Inhouse: dein ATS oder deine HR-Software, Vorstellungsgespräche, Auswahl, Vertrag und Onboarding. Hier brauchst du Nähe und Kontrolle.
• Extern: Kampagne, Anzeigen, Bewerbungsseite und telefonische Vorqualifizierung. Hier brauchst du Spezialwissen und Tempo.

Wichtig ist der Unterschied zwischen Software und Dienstleistung. Eine Recruiting-Plattform gibt dir Werkzeuge, die Arbeit bleibt bei dir. Eine Agentur übernimmt die Arbeit und liefert dir vorqualifizierte Kandidaten, die Entscheidung über die Einstellung bleibt trotzdem bei dir. Wer eigene Kompetenz aufbauen will, kann die ersten Kampagnen auslagern, sich den Ablauf genau ansehen und danach Teile ins Haus holen.

Mehrere Stellen im Jahr: so gehen KMU vor

Ob in Deutschland oder Österreich: Wenn du mehrere Stellen pro Jahr besetzt, bringt ein einfaches System mehr als lauter Einzelaktionen.

1. Bedarf planen: Welche Stellen stehen dieses Jahr an, welche wiederholen sich, welche sind dringend? Daraus ergibt sich, wie viele Kampagnen du brauchst und wann.
2. Ein zentrales Bewerbermanagement wählen: Für ein KMU reicht oft ein schlankes ATS oder das Bewerbermodul der HR-Software, die du schon nutzt. Achte auf DSGVO-konforme Datenhaltung, eine mobile Bewerbung ohne Login, Vorlagen für Eingangsbestätigung und Absage, mehrere Nutzer mit Rechten und einen Preis, der zu deiner Stellenzahl passt.
3. Kanal pro Stellentyp festlegen: Jobbörse für aktiv Suchende und einfache Profile, Social Recruiting für schwer besetzbare Fach- und gewerbliche Stellen, Empfehlungsprogramm für alle, Headhunter nur für Führungsrollen.
4. Reaktionszeit festlegen: Jede Bewerbung bekommt innerhalb von 24–48 Stunden einen Anruf. An diesem Punkt scheitern die meisten internen Abläufe, mehr dazu im Ratgeber zur Candidate Experience.
5. Messen: Kosten pro Einstellung und Zeit bis zur Besetzung, getrennt nach Kanal. Nach zwei, drei Stellen weißt du, was für deinen Betrieb funktioniert.

So arbeiten wir bei marketingwerk

Wir sind eine Social Recruiting Agentur für KMU und Mittelstand und übernehmen genau den externen Teil des Hybrid-Modells: Reichweite und Vorauswahl. Eine Kampagne heißt bei uns eine Stelle, 30 Tage, mit Anzeigen und Bewerbungsseite in deinem Branding auf Facebook und Instagram und der telefonischen Vorqualifizierung jedes Bewerbers innerhalb von 24–48 Stunden. Auswahl und Gespräch bleiben bei dir.

Der Preis liegt ab 997,50 € netto pro Kampagne, je nachdem, wie viele Stellen du gemeinsam beauftragst, plus Werbebudget ohne Aufschlag. Keine Provision pro Einstellung, dafür eine Erfolgsgarantie; was genau drin ist, steht im Ratgeber Was kostet Social Recruiting? Ein Transport- und Logistikunternehmen aus Wiener Neustadt hat so in 12 Monaten über 50 Fahrer, Mechaniker und Disponenten eingestellt, mehr dazu unter Transport und Logistik. Ob deine Stelle passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch.